11 OPD Di Kabupaten Kulon Progo Peroleh Pendampingan Penataan Arsip Tahun 2020, DLH Urutan Pertama

WARTA DLH, WATES- Program pendampingan penataan arsip bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkup Pemerintah Kabupaten Kulon Progo Tahun 2020 kembali digulirkan oleh Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan. Pada tahun 2019 hanya terdapat 4 (empat) OPD yang didampingi, tahun ini jumlahnya 11 (sebelas), naik hampir 3 (tiga) kali lipat.

Sebelas OPD dimaksud adalah Dinas Lingkungan Hidup, Dinas Kesehatan, Dinas Pendidikan Pemuda Dan Olahraga, Dinas Perdagangan dan Perindustrian, Dinas Pekerjaan Umum Perumahan Dan Kawasan Permukiman, Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu, Dinas Pertanian Dan Pangan, Dinas Kelautan Dan Perikanan, Dinas Perhubungan, Dinas Sosial Pemberdayaan Perempuan Dan Perlindungan Anak, serta Dinas Koperasi Usaha Kecil Dan Menengah.

“Sesuai dengan jadwal yang ditentukan, secara keseluruhan pendampingan berlangsung selama 10 (sepuluh) bulan mulai bulan Februari sampai dengan November. DLH berada di urutan pertama karena paling awal mengajukan permohonan pendampingan. Enam THL kami akan mendampingi menata arsip di DLH selama 20 hari kerja dari tanggal 3 - 28 Februari 2020” kata Drs. R. Agus Santosa, MA Kepala Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo saat acara penerjunan THL dalam pendampingan perdana di DLH pada Senin (3/2/2020).

Bagi OPD yang menjadi sasaran program pendampingan, ia menyampaikan 3 (tiga) garis besar tanggungjawab yang perlu diperhatikan, yaitu menyiapkan arsip inaktif yang akan ditata, menyediakan ruang penyimpanan arsip beserta rak, dan menyiapkan ruang kerja untuk kegiatan penataan.

“Arsip merupakan memori kolektif bangsa. Arsip bukan sampah namun sebagai bukti sejarah. Mohon kerjasamanya, mari bersama-sama menata arsip secara baik. Penaatan kearsipan diharapkan konsisten dan berkelanjutan, tidak hanya ketika ada pendampingan saja” harapnya. 

Penataan arsip yang baik akan mempermudah dalam hal pencarian dokumen tertentu jika sewaktu-waktu diperlukan. Pihaknya juga mewacanakan, tahun-tahun mendatang program pendampingan tidak hanya sebatas pada penataan dan penyimpanan saja namun hingga tahap penghapusan arsip.

Menurut Widarjo, S.Sos Koordinator Arsiparis Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo yang turut hadir dalam acara tersebut, di DLH sebagai salah satu instansi yang berwenang dalam pelayanan perizinan tentu akan banyak ditemukan arsip kategori statis. Sesuai prosedur, arsip statis penyimpanannya menjadi kewenangan lembaga kearsipan, yaitu Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan selaku LKD (Lembaga Kearsipan Daerah).

Ia pun menandaskan agar DLH tidak sungkan untuk menyerahkan arsip statis yang dimiliki. Pihaknya siap membantu penyimpanan dan perawatan arsip-arsip tersebut.

“Jika dibutuhkan kembali, tinggal datang ke tempat kami. Kami berkomitmen dalam tiga menit langsung bisa tersajikan” tegasnya.

Mewakili Kepala Dinas, Sekretaris DLH Kabupaten Kulon Progo Taufiq Amrullah, S.T.,MM menyampaikan terimakasih atas pendampingan yang diberikan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Ia berharap kegiatan ini menjadi penyemangat keluarga besar Dinas Lingkungan Hidup untuk menata arsip secara baik dan benar.

“Atas nama DLH, kami mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya. Mudah-mudahan bermanfaat dunia akhirat dan menjadi amal jariyah selama arsip-arsip tersebut digunakan” tuturnya. 

Dalam pelaksanaannya, Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo menerjunkan 6 (enam) orang THL (Tenaga Harian Lepas) dengan didampingi 2 (dua) arsiparis. THL yang ditunjuk telah dibekali dengan JRA (Jadwal Retensi Arsip) sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Sebagai penunjang dalam program pendampingan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kulon Progo membantu secara gratis beragam sarana prasarana penyimpanan arsip seperti folder beserta labelnya, kertas samson, sekat lembar disposisi, dan kelengkapan penataan arsip lainnya. (Prd)